Maler og arbeidsforhold

Her vil du finne forskjellige typer maler som kan benyttes i systemet - Dokumentmaler og standardoppsett for arbeidsforhold. Dokumentmaler kan brukes ved utsendelse av dokumenter til medarbeidere, for eksempel dersom noe skal underskrives eller det skal ut noe informasjon. Standardoppsett for arbeidsforhold lar deg opprette maler, som gjør det enkelt å opprette arbeidsforhold i forskjellige funksjoner. 

Dokumentmaler

Dokumentmaler er ganske enkelt dokumenter man laster opp i systemet, som kan brukes til utsendelser til medarbeidere i systemet. Typiske eksempler på dette er arbeidsavtale, taushetserklæring, lønnsbrev, osv. 

Dokumentene som er grunnlag for maler opprette man selv, og kan være et enkelt Word dokument eller en PDF. Dette gjør at man kan fortsette benytte seg av eget utseende på fonter, farger og annet, og likevel bruke Dottie til å sende det ut. 

I dokumentene man bruker som mal, kan man benytte seg av fletting. For å benytte seg av fletting så legger man inn en viss kode i dokumentet sitt, i stedet for utvalgte felter. Når man sender ut dokumenter med slike koder fra systemet, vil kodene erstattes av informasjon fra felter i systemet. For eksempel, hvis man laster opp et dokument hvor det skal stå navnet til en ansatt, i stedet for å skrive Ola Nordmann, kan man skrive <Ansatt Navn>, så henter systemet navnet til den enkelte ansatte automatisk ved utsendelse. Du får full oversikt over hva som kan flettes og hvordan man skriver inn kodene i artikkelen om fletting. 

For å opprette en ny dokumentmal så gjør du følgende:

1

Trykk på "+ Dokumentmal".

2

Dra og slipp et dokument, eller velg et for å laste opp.

3

Skriv inn navn på avtalen og navn på filen etter den er generert.

4

Definer type avtale. Dette vil blant annet avgjøre hvilken dokumentmappe dokumentet havner i etter utsendelse. 

5

Velg hvem som skal være den som signerer internt (HR eller Leder) og velg intern signaturtype (kan være ingen signatur).

6

Velg hvordan ansatt skal signere på avtalen.

7

Trykk "Lagre" for å opprette.

Standardoppsett for arbeidsforhold

Standardoppsett for arbeidsforhold lar deg opprette maler for arbeidsforhold, som gjør det mye enklere å opprette arbeidsforhold senere. Det er anbefalt å legge inn minst 1 arbeidsforhold, sånn at man har noe å jobbe ut i fra og slipper å starte med blanke ark ved hvert forhold.

Det er en hel del du kan definere per standardoppsett - Prøvetid, oppsigelsestid, stillingsprosent, også videre. Du kan også definere hvilke avtaler som skal signeres, per arbeidsforhold. Typisk vil man legge til arbeidsavtale, taushetserklæring, evt. annet, inn i denne malen, sånn at man slipper å legge det til manuelt neste gang noen blir ansatt. Du kan velge hvilke dokumenter som skal gå ut, ved å velge blant dokumentmalene du har opprettet tidligere. Når arbeidsforholdet blir opprettet, blir samtlige avtaler sendt ut automatisk. 

For å legge til et nytt standardoppsett gjør du følgende:

1

Trykk på "+ Arbeidsforhold".

2

Skriv inn et navn, gjerne noe som beskriver typen du lager (selger, utvikler, leder, osv.).

3

Legg inn standard prøvetid, oppsigelsestid under prøvetid, oppsigelsestid samt periode for konkurranseklausul.

4

Velg typen arbeidsforhold og ansettelsesform.

5

Sett stillingsprosent, mellom 0 og 100.

6

Velg hvilken mal som skal brukes som arbeidsavtale, og eventuelt andre dokumenter som skal signeres.

7

Hvis dette er et arbeidsforhold som kun skal brukes på visse avdelinger, kan du velge dem.

8

Trykk "Legg til" for å opprette.