Dokumentmapper (innstillinger)
Her ser du alle tilgjengelige dokumentkategorier i systemet. En dokumentkategori er en inndeling av filer knyttet til en medarbeider, og fungerer som en mappe vanligvis gjør. Du kan også definere forskjellige typer inne i hver enkelt kategori, som lar deg kategorisere dokumenter med enda mer nøyaktighet.
Kategorier og typer med en liten blå prikk ved siden av seg er systemdefinerte, og kan ikke endres eller slettes. Du kan enkelt lage dine egne kategorier, som blir tilgjengelige i systemet. Noe av fordelene med dette er at du kan lage mapper med egendefinerte tilgangsnivåer, sånn at du kan velge å skjule dokumenter fra enkelte roller, for eksempel. For å lage en ny dokumentkategori gjør du følgende:
Når systemet settes opp for første gang, og man importerer dokumenter, vil disse bli sotert automatisk på ansatt og kategori basert på de systemdefinerte mappene. Systemet vil ikke kunne sortere inn i egendefinerte mapper.
- Trykk på "+ Ny kategori".
- Skriv inn navn for din kategori.
- Velg hvilke roller som skal ha tilgang til mappen fra drop-down menyen. Åpne menyen og trykk på flere roller for å gi tilgang til flere. Roller som ikke velges får ikke tilgang til mappen.
- Trykk "Lagre" for å opprette.
Du kan også opprette egne dokumenttyper, da ved å gjøre følgende:
- Velg hvilken dokumentkategori den skal ligge under.
- Trykk på "+ Ny Type".
- Skriv inn navn for din type.
- Trykk "Lagre" for å opprette.