Organisasjon og ledere

I dottie kan man bygge et hierarki som tilsvarer sin egen organisasjon. Her legger man medlemmer i avdelinger, og tildeler eventuelt ledere til avdelingene. Hvordan organisasjonen er strukturert er avgjørende for hvordan tilganger styres, da for eksempel en leder som standard får mer innsyn i de medarbeidere denne har ansvar for. Muligheten for å bygge organisasjonen tildeles gjennom tilgangskontrollen, innstillingen "Bygge organisasjonen"

I eksemplet over kan man se en organisasjon som har organisert seg i diverse avdelinger. I dottie kan man med hjelp av drag-n-drop flytte på personer mellom avdelinger og flytte avdelinger i organiasjons-treet. Det aktiveres gjennom "flyttemodus"

Juridiske enheter

En større organisasjon som omfattes av mange juridiske selskaper, trenger ikke nødvendigvis å speile den juridiske strukturen i dottie. Man kan angi et “bakomforliggende” jurdiskt selskap på hvilken som helst organisasjonsenhet i dottie, som da blir den juridiske enhet som arbeidsavtaler etc. inngås med. Mangler en avdeling et juridiskt selskap så følges hierarkiet oppover til det finnes et selskap å hente informasjon fra

Avdeling / Organisasjonsenhet

Vi sier ofte “avdeling” om en gruppe av ansatte som hører sammen på en eller annen måte. Et mer korrekt begrep er organisasjonsenhet, men siden få selskaper trenger å vurdere hvilke typer av organisasjonsenheter man har, så kalles dette ofte for akkurat avdeling i Dottie.

De viktigste egenskapene er at man i dottie kan organisere disse i et hierarki, som danner bedriftens organisasjonsstruktur, og at man kan tildele en leder til disse.

En organiasjonsenhet: 

• … kan ha mange medlemmer
• … kan ha en leder tildelt, som ikke nødvendigvis er medlem i enheten
• … kan ha mange underenheter, og en mor-enhet
• … kan ha flere med utvidet tilgang, som ikke er medlemmer av enheten

Leder

Leder er et noe spesielt begrep i dottie. En avdeling/organisasjonsenhet kan ha en leder tildelt, dette gir utvidede rettigheter på medlemmene i avdelingen. Leder er noe som “arves” i den forstand at alle som legges i denne avdeling får automatisk avdelingens leder som sin leder. Flytter du en medarbeider mellom to avdelinger, så er det automatisk den nye avdelingens leder som gjelder. Hvis en avdeling mangler leder, så følges organisasjonsstrukturen “oppover” til det kommer en leder, som da får disse utvidete rettighetene for medarbeideren.

Man kan og overstyre en enkelt medarbeiders leder, gjennom å tildele denne direkte på medarbeideren, da følges ikke hierarkiet/avdelingen for å bedømme ledere. Hvis man bytter avdeling på denne medarbeideren, kommer denne fortsatt å ha den samme lederen (ikke den nye avdelingens leder)

I tillegg til å være tildelt leder på en avdeling, så finnes det en tilgangsrolle som heter “Leder” - denne tildeles automatisk, når man angir en person som leder på en avdeling. Merk at det å være leder i en avdeling, ikke er det samme som å være plassert/medlem i avdelingen - man kan være leder for mange avdelinger, samtidig som man selv ligger i en annen avdeling.

Typer av organisasjonsenheter

Som standard er alt en “Avdeling” i dottie, men en organisasjonsenhet er av en type som kan tilpasses. Dette kan være for eksempel “Divisjon”, “Region”, “Kontor”, “Filial”, “Team” etc. og kan settes opp under innstillinger. For en mindre organisasjon er dette kanskje ikke relevant, men større organisasjoner kan ha behov for å kunne definere dette. Dette har ingen praktisk betydning for tilgangsstyring, men gjør det mulig å navngi sin egen organisasjonsstruktur bedre. I tillegg kan disse typer brukes som kolonner når man henter ut personalinformasjon, for å kunne se navnet på nærmeste organisasjonsenhet oppover av den spesifikke typen.

Over kan du se alle typer definiert under instillinger, i tillegg til typen angitt på en spesifikk organisasjonsenhet. Under vises et personaluttrekk der man har aktivert alle typer av organisasjonsenheter som kolonner i resultatet

Selskap / underenehet

Som nevnt innledingsvis trenger ikke organiasjonen i dottie speile den juridiske strukturen - men informasjon om juridiske enheter er viktig for

• Inngåelse av arbeisavtaler, og informasjon sendt til lønns-system, som i sin tur rapporterer til arbeidsgiverregisteret
• Ved henting av sykemeldinger fra Altinn/NAV, så at korrekt selskap kontrolleres for nye meldinger

Under Instillinger > Organisasjon > Selskap og underenheter kan du se de selskap og underenheter som din organisasjon bruker i dottie. Avhengig av hvordan du kom i gang med dottie så er dette allerede hentet inn på forhånd. Informasjonen kommer fra brønnøysundsregistreret, og kan hentes inn på nytt via knappen oppe til høyre.

Disse kan så settes som standarder på forskjellige avdelinger, men og byttes ved inngåelse av arbeidsavtaler.