Matche fraværstyper
I denne artikkelen skal vi gå igjennom prosessen med å matche fraværstyper mellom Dottie og lønnsystemer, feks Visma Payroll eller Tripletex.
Automatisk matching
Når vi skal få lønnsystemer og Dottie til å snakke sammen, så er det viktig at det snakker samme språk. I dette tilfellet, betyr det at må sørge for at fraværstyper er definert likt, sånn at de matcher mellom de forskjellige systemene. Når man først setter opp integrasjonen mellom Dottie og lønnsystemer, vil systemene forsøke å matche disse mellom hverandre automatisk, basert på visse kriterier. Dersom det er noe som ikke er mulig å matche, vil systemet be deg matche det manuelt.
Når du skal matche opp dette, kan det se sånn ut:
Hver fraværstype består av et navn og en lønnsart - Som er et nummer. For at systemet skal klare å matche disse, må enten navnet eller lønnsarten matche, helst begge. Dersom ingen av disse matcher, må man koble dem sammen manuelt, men vi anbefaler alltid å oppdatere systemene sånn at minst lønnsart er likt i begge, for å unngå problemer.
Noen eksempler på hvordan dette kan se ut:
| Dottie | Lønnsystemer | ||
| 1 | Ferie (12586) | Ferie (12586) | |
| 2 | Permisjon (14425) | Ulønnet permisjon (14425) | |
| 3 | Flyttedager (0) | Lønnet fravær (15558) |
I eksemplet over, så ser vi hvordan det kan se ut i Dottie til venstre, og lønnsystemertil høyre.
- I første kolonne, ser vi at både navnet og lønnsarten matcher i Dottie og lønnsystemer. Denne vil derfor matches automatisk.
- Her ser vi at lønnarten matcher, men ikke navnet. Den vil likevel matches automatisk.
- Og her har vi et tilfelle hvor hverken navn eller lønnsart matcher. I dette tilfellet vil du bli bedt om å matche manuelt, og i etterkant anbefaler i å endre lønnsart i Dottie til å matche den du finner i lønnsystemer.
Visma Payrol
Dersom dette oppsette gjøres for Visma Payroll, er det viktig å passe på at Dottie har en ferie artikkel for heldag og halvdag. Selv om man kan registrere en dag som halv i Dottie, krever Payroll at man har forskjellige artikler for dette, da med egen lønnart.
Merk
Selv om systemet vil forsøke å matche automatisk for deg, kan du alltids overstyre til manuell matching dersom noe er feil. Vi anbefaler ikke å gjøre dette med mindre det er absolutt nødvendig, og hvis du er nødt til å gjøre det, anbefaler vi å endre sånn at vertfall lønnsart matcher i begge.
Manuell matching
I et tilfelle hvor systemene ikke klarer å matche automatisk, kan du velge å matche manuelt. Dette står du fritt til å gjøre ved behov, men vi anbefaler å endre enten navn, lønnsart eller begge, for å gjøre matchingen litt mer robust.
Når man velger å matche manuelt, så matcher du ganske enkelt navn på navn. Så hvis du har en lønnart som heter "Begravelse nær familie" kan denne matches med "Lønnet permisjon", for eksempel.
Merk
Siden denne metoden matcher på navn, betyr det også at matchingen opphører dersom du endrer navn på fraværstypen din i Dottie eller Tripletex. For å unngå at dette forekommer, anbefaler vi å manuelt legge inn matchende lønnart i begge systemene.