Ferie og fravær (innstillinger)

Ferieregler

Her kan du definere hvilke dager som er arbeidsdager for din bedrift. Trykk på dagene og velg hvilke dager som er relevante. Du kan også definere standard antall feriedager for alle ansatte. Trykk på nummeret for å endre. Trykker du på "Tildel" så setter du antall feriedager på alle medarbeidere i systemet til det som står under "Årlige feriedager". 

Medarbeideres feriedager

Her kan du se samtlige medarbeidere i systemet, og deres feriedager. Du kan enkelt justere for en enkelt medarbeider ved å trykke på tallet til høyre. Du kan også velge å sortere på "Avvikende" for å fange opp hvilke medarbeidere som har forskjellig antall feriedager fra standarden satt under ferieregler. Fridager i bedriften Her kan du se en kalender for inneværende år, samt muligheten til å bla til tidligere og fremtidige år. I denne kalendere kan du definere hvilke dager i løpet av et år som er fridager, enten hele dager eller halve dager. For å endre på en dato kan du ganske enkelt trykke på den, gi et navn til fridagen, og bestemme om det skal være fri halve eller hele dagen. 

Når du får systemet så vil standard feriedager allerede være lagt inn, men disse kan endres på dersom det er aktuelt for din bedrift. 

Oppsett av nye fraværsartikler

Du har også mulighet til å legge inn dine egne fraværstyper, eller endre på de som allerede finnes. Dersom du benytter deg av en integrasjon til et lønnssystem så er det viktig at dette matcher også. Vi skal nå se på de forskjellige funksjonene rundt fravær, merk at dette også gjelder dersom du ønsker å redigere på en fraværsartikkel etter opprettelse.

1. Sett navn og rekkefølge på din type. Navnet burde være tydelig å enkelt å forstå for samtlige medarbeidere. Merk at dette navnet ikke trenger å matche navnet i eksternt lønnsystem. Sette rekkefølge utifra hvor du ønsker at den skal være på listen over fraværstyper.

2. Sett regeltype. Dottie har innebygget en del regler som er opprettet basert på Nav sine standarder, sånn at man slipper å monitorere og passe på hva av fravær de ansatte bruker. Disse fraværstypene er:

   • Ingen regler, fri bruk – Lar de ansatte føre så mange oppføringer de ønsker, ubegrenset.
   • Ferie – Beregner feriedager basert på ferie på den enkelte medarbeider eller generelt i systemet.
   • Egenmelding – Her kan du definere antall egenmeldinger en ansatt kan hva over en 12 måneders periode, og hvor mange dager du kan ha per tilfelle. Standard i Norge er 4 egenmeldinger i en periode på 12 måneder, og maks 3 dager per tilfelle, men dersom man har egne regler kan man tilpasse det her.
   • Sykemelding – Ubegrenset antall, ingen spesielle regler her.
   • Sykt barn – Gir et budsjett på X antall dager basert på hvor mange barn under 12 som er registrert på profilen til den ansatte. Antallet kan man spesifisere direkte på profilen til medarbeider, hvis det er utenfor normen.
   • Årlige dager – Gir et statisk budsjett på X antall dager som en ansatt kan melde. Typisk brukt ved flyttedager, velferdspermisjon, osv.
   • Fjernarbeid – Tiltenkt å brukes når man har hjemmekontor, eller jobber på et annet sted enn kontoret. Her kan man sette budsjett per uke, og reservere enkelte dager som den ansatte ikke kan velge for hjemmekontor.
3. Her definerer du hvorvidt fraværtypen skal kreve godkjenning eller ikke. Typisk vil de fleste typer kreve godkjenning, men dersom man benytter seg av Hjemmekontor funksjon for eksempel, kan det være greit at de ansatte ikke trenger å be om lov hver gang de benytter seg av typen.
4. Definer hva som skal være konsekvensen dersom en ansatt overskrider de rammene du har satt for typen, for eksempel prøver å legge inn flere egenmeldingsdager på rad enn det som er tillatt. Du kan da velge om det skal være "Tillatt", altså ingenting skjer ved overskridelse, "Advarsel", dette vil gi den ansatte en liten advarsel men vil ikke stoppe dem fra å søke, og "Blokker", som gjør at den ansatte ikke kan søke om fravær utenfor de satte rammene og blir stoppet før de kan sende forespørsel.
5. Dersom dette er sykemelding eller permisjon kan du også tillate at den ansatte setter egen gradering på fraværet, sånn at dette blir helt riktig i systemet.
6. Her definerer du den eksterne koden for lønnstypen. Det er KRITISK at denne matcher opp mot lønnskode som er satt i eksternt lønnsystem, sånn at de to kodene matcher. Dersom de ikke matcher, blir ikke fraværet overført og lønn kan bli unøyaktig.